工作方式
第512话 指示されたらToDoに登録を
おはようございます。
今日は、グループウェアのToDo機能について話をします。ToDo機能について説明するのは、これで8度目です。これまで７回も、ToDoを利用するように言ってきました。
しかし、利用状況を調べて見ると、一部の人のみが利用しています。利用している人は、頻繁に利用していますが、利用していない人は、全く利用した実績がありません。
利用したことがない人の中には、自分でノートにメモを取っているから問題ないと考えている人がいます。
その人は、メモを取ることと、ToDo機能との違いを理解していません。同じことができるから、ノートでも問題ないと思っているのです。
本当にノートにメモを取れば問題ないでしょうか。
問題がなければToDoを利用するようにと、何度も言ったりしません。例えば、上司から指示されたことを忘れてしまう人がいます。その場ではノートにメモを取っても、期限を忘れ、上司から再び言われて気付くのです。
それは、ノートにはアラーム機能がないからです。メモをしても、期限ごとに順番に整理されていれば問題ありませんが、ノートに記されている情報は様々で、いつまでに何をしなければならないかをメモしても、その期限を忘れてしまっては、何の意味もないのです。
例えメモをしたとしても、結果として忘れてしまったり、期限を守れなかったりすれば、メモをしていないのと全く同じことになるのです。
さらにToDoは、自分だけでなく、指示した側も含め、その情報を共有することができます。ノートを複数の人で共有することはできませんから、全く利用の仕方が異なるのです。最大の特徴が、この情報共有です。
ToDoを共有しておけば、後になってから言った、言わないということが無くなります。複数の人が同時に確実のノートにメモをしたようなものなのです。誰か一人だけが、ノートにメモをするのを忘れたということが防げるのです。
今回がToDoについて8回目の説明です。自分だけがノートにメモしていれば良いのではなく、指示した上司とも情報共有することの大切さを理解して、ToDoを利用して下さい。
ToDoを利用するのは、指示する側よりも、上司から指示を受けた側が、メモを取る義務があるのと同様に、ToDoに登録する義務があるのです。
感谢。2009年12月 7日