联络事项
第970话 要点をまとめましょう
おはようございます。
皆さん、今日もお元気ですか。元気な気持ちは、健康の源です。今日も一日、張り切って楽しく過ごしましょう。
皆さんは、上司から質問された時、明瞭に要点をまとめて説明することができますか。
質問には、内容を的確に、要点をまとめて説明することが重要です。
できるだけ詳しく理解してもらいたいという気持ちは分りますが、ダラダラと背景から説明したり、経緯から説明したりすると、要点が不明瞭となってしまいます。
質問されたことに対して、的確に要点をまとめて説明できなければ、時には、言い訳ややりたくないように受け止められてしまうことがあるのです。
要点をまとめるには、工夫が必要です。短く端的に答えるには、短く答えようとする意識を持っていなければなりません。
まず、質問の回答は、結論から述べるようにしましょう。結論を後にすると、最後まで聞かなければ何を言っているのか分りません。しかも、結論が最後になる時は、大抵、前向きでない答えの時が多いからです。
通常、前向きな答えや、自信がある時には、誰でも結論を先に述べたくなるものです。それを後回しにするということは、それだけでも印象が悪く、言い訳しているように思われてしまうのです。
そして、結論を述べた後には、理由や原因を、短く分析して答えるようにしましょう。もし、その際に、理由や原因が複数あるのであれば、最初にいくつあるのかを明確にするのも良いと思います。
「二つの理由があります」と明確に宣言してからその理由を説明すると、考えがしっかりとまとまっているという印象を与えます。それはつまり、質問に対する回答について、十分な分析がなされており、要点がまとまっているということになるのです。
このように話の要点をまとめるということは、同じ答えをする場合でも、まとまっているのとそうではない場合で大きくその印象が違ってきます。要点をまとめたほうが、遥かに良い印象を与え、しっかりとした考えを持っていることを示すことができるのです。
要点をまとめることは、簡単なことではありません。だからこそ、普段から要点をまとめようとする意識を持つことが重要なのです。
私は、そのように私自身に言い聞かせています。
感谢。2011年10月24日